Le assemblee di condominio in tempo di Covid-19

E’ quasi un anno che la ns. vita è cambiata a causa della pandemia di Corona Virus 19 che ci condiziona e ci limita sotto molteplici aspetti.

Anche nell’ambito del condominio si è cercato di far fronte a tale epidemia dapprima vietando le assemblee e successivamente studiando soluzioni alternative.

Dopo lo smart working e le video conferenze ecco le c.d. teleassemblee ossia le assemblee di condominio in modalità telematica

Dal 14 ottobre2020 la L. 126/2020 ha modificato l’art 66 disp att C.C. – poi ulteriormente modificato dalla L. 159/2020 – prevedendo espressamente la possibilità di svolgere le assemblee condominiali anche in video conferenza.

In particolare il comma 3 stabilisce che l’avviso di convocazione dell’assemblea deve contenere l’indicazione del luogo e dell’ora della riunione o, se prevista in modalità di videoconferenza, della piattaforma elettronica sulla quale si terrà la riunione e dell’ora della stessa.

Il comma 6 aggiunge che Anche ove non espressamente previsto dal regolamento condominiale, previo consenso della maggioranza dei condomini, la partecipazione all’assemblea può avvenire in modalità di videoconferenza. In tal caso, il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le medesime formalità previste per la convocazione.

La normativa è scarna e pone diversi dubbi e quesiti, soprattutto sul piano della privacy e del rischio di impugnazione dell’assemblea, ma ciò che nasce come necessità in momento di pandemia può trasformarsi un’importante opportunità anche per il futuro.

Qui di seguito gli aspetti da tener presente:

• Consenso: Lo Svolgimento dell’assemblea in modalità telematica presuppone o l’espressa previsione di tale modalità nel regolamento condominiale o, in mancanza, il preventivo consenso della maggioranza dei condomini ( maggioranza di soggetti, a prescindere dal valore dei millesimi). La forma del consenso non è prevista e quindi il consenso potrebbe essere anche verbale o per fatti concludenti. Tuttavia per una questione di prova in caso di contestazione si suggerisce di richiedere sempre un consenso scritto da parte del singolo condomino, meglio con dichiarazione di essere munito di idonei mezzi tecnologici. Tale consenso potrebbe essere espresso sia per la singola assemblea sia per tutte le assemblee future sino alla revoca dell’autorizzazione.

Il consenso inoltre potrebbe essere raccolto anche nel corso di una precedente assemblea in presenza, ponendo la questione all’OdG.

• Avviso di convocazione Ottenuto il necessario consenso all’assemblea in video conferenza l’avviso di convocazione dell’assemblea, sia in prima che in seconda convocazione, deve contenere espressamente la piattaforma elettronica dove si svolgerà la riunione virtuale, specificando il link per il collegamento, l’eventuale password di accesso del singolo partecipante, e l’orario.  L’avviso di convocazione dovrebbe anche contenere l’espresso divieto di partecipazione, anche indiretta, di persone terze, anche se familiari, se non espressamente autorizzate dall’assemblea; posto che non è una riunione pubblica. Ovviamente la piattaforma dovrà garantire un sistema bidirezionale interattivo che consenta di visionare i documenti ed assicurare la discussione ordinata da parte di tutti i partecipanti con sistema di alzata di mano o con un’applicazione integrata nel software e con redazione contestuale del verbale.
• Si ricorda che anche in video conferenza sarà necessario effettuare il collegamento alla piattaforma sia per la 1° convocazione, dando atto dell’assenza dei condomini, che per la 2° convocazione.
• Verifiche preliminari: presupposto fondamentale per la validità di un’assemblea da remoto è che tutti i condomini siano in possesso di adeguati sistemi informatici dotati di webcam e di microfono in modo da consentire l’effettiva partecipazione alla riunione. Affinchè la riunione sia valida infatti è necessario che tutti gli aventi diritto abbiano la possibilità di parteciparvi.

Si ritiene per lo più che la partecipazione alla tele assemblea possa avvenire anche con smartphone con collegamento audio.

E’ infine importante verificare la continuità della connessione con i condomini collegati da remoto: se la connessione con qualcuno di loro dovesse interrompersi l’assemblea va sospesa sino al ripristino della connessione.

• Verbale: molti dubbi riguardano la stesura e la sottoscrizione del verbale che infatti, in caso di riunione virtuale, deve essere redatto dal Segretario e firmato dal Presidente che dovrà trasmetterlo all’amministratore il quale a sua volta lo invierà a tutti i condomini.

In caso di riunione virtuale pertanto sarà necessaria la presenza del Segretario, che provvederà alla stesura materiale del verbale, e del Presidente che dovrà sottoscrivere il verbale o con firma digitale da inviare poi a mezzo pec all’amministratore oppure con firma autografa sul documento da scansionare e inviare all’amministratore al quale dovrà poi essere consegnato quanto prima in originale. Se non vietato dal Regolamento condominiale l’amministratore potrà svolgere il ruolo di Segretario, semplificando in tal modo alcuni passaggi.

Il verbale inoltre dovrà essere inviato a tutti i condomini e non soltanto ai condomini assenti come prescritto invece per le assemblee in presenza.

• Videoregistrazione. Ai fini probatori potrebbe essere utile la videoregistrazione: in tal caso si dovrà precisare l’utilizzo di tale modalità nell’avviso di convocazione dell’assemblea precisando che chi non vorrà essere ripreso dovrà oscurare la connessione video lasciando solo la connessione audio. Si consiglia in ogni caso di acquisire il preventivo consenso del singolo condomino.
• Deleghe Anche per la tele assemblea il condominio potrà rilasciare deleghe; in questo caso le stesse dovranno essere ben visibili durante il collegamento in modo che il Presidente le possa verificare o eventualmente fatte pervenire prima dell’assemblea in modo da poterne verificarne la regolarità.
• Riunione in forma mista. Le assemblee possono essere anche in modalità “mista” ossia con il Presidente e il segretario nel “luogo” della riunione  e un monitor consultabile dai presenti ed un collegamento audio-video da remoto per gli altri.

Si ricorda in ogni caso che le riunioni condominiali sono sempre possibili anche in presenza purchè venga garantito il distanziamento sociale, si verifichi l’uso dei dispositivi individuali di protezione e si sia provveduto alla sanificazione del locale in cui si svolgerà la riunione.

Insomma che siate favorevoli o no alle teleassemblee la sicurezza prima di tutto!